A correta classificação das rubricas da folha de pagamento é fundamental para atender às exigências legais e garantir a consistência das informações prestadas ao eSocial, à DIRF e a outros órgãos. Uma das mudanças recentes que têm gerado impacto nas empresas é a separação entre verbas salariais/remuneratórias e indenizatórias, além da diferenciação no tratamento de planos de saúde.
Essa alteração está prevista na Versão S-1.3 (consolidada até a NT 04/2025), de julho/2025.
1. Separação de Verbas: Salariais x Indenizatórias
A Tabela 03 do eSocial estabelece códigos específicos para cada natureza de rubrica, diferenciando:
- Salariais/remuneratórias: valores que compõem a remuneração e sofrem tributação.
- Indenizatórias: valores que não integram a base de cálculo de encargos.
Exemplos:
- 1099 - Outras verbas salariais/remuneratórias não previstas nos demais itens.
- 6129 - Parcelas indenizatórias ou multas previstas em leis ou instrumentos coletivos de trabalho, exceto as previstas nos demais itens.
👉️ Impacto para as empresas: a separação correta evita que verbas indenizatórias sejam tributadas indevidamente ou que verbas salariais deixem de ser tributadas, o que poderia gerar passivos trabalhistas e previdenciários.
2. Planos de Saúde: Coletivo Empresarial x Contratação Indireta
Outro ponto que exige atenção é a distinção entre:
- Plano Coletivo Empresarial (natureza 9219): contratado diretamente pela empresa empregadora para seus empregados.
- Plano por Contratação Indireta (natureza 9912): ocorre quando o empregado adere a um plano intermediado por entidade associada ao empregador, mas não contratado diretamente pela empresa.
Exemplo prático
“Quando o empregado fecha plano de saúde com uma empresa que não seja a operadora, mas sim uma entidade da qual o empregador é associado, e realiza o pagamento via folha com desconto integral...”
Neste caso, trata-se de natureza 9912, pois não é um plano coletivo empresarial contratado pela própria empresa. Este valor não deve ser informado na DIRF como plano coletivo empresarial.
3. Consequências da Classificação Incorreta
Classificar rubricas ou planos de forma inadequada pode gerar:
- Divergências entre informações do eSocial e da DIRF;
- Risco de autuação fiscal;
- Recolhimento indevido ou insuficiente de tributos;
- Inconsistências nas declarações anuais (RAIS substituída, DIRF até sua extinção definitiva).
4. Boas Práticas
Para minimizar riscos:
- Revise periodicamente a Tabela de Rubricas no sistema de folha.
- Treine a equipe para compreender as diferenças entre verbas salariais e indenizatórias.
- Verifique a natureza do contrato do plano de saúde antes de definir o código.
- Audite a integração com o eSocial para garantir que cada verba está com o código correto.
- Mantenha a documentação comprobatória sobre a origem de cada verba e natureza do plano de saúde.
☑️ A separação correta das verbas e a classificação exata dos planos de saúde não são apenas obrigações formais, mas práticas essenciais para assegurar a conformidade legal, evitar penalidades e garantir a transparência das informações.
⚠️ Atenção!
- Na natureza 1099 só devem ser cadastradas VDBs ou rubricas com incidência de tributos (INSS, IRRF e encargo de FGTS).
- Se não houver tributação, a rubrica deve ser lançada na natureza 6129.
- Para isso, quando necessário, inclua uma nova validade no VDB ou um novo histórico na rubrica, garantindo a integridade dos registros passados.
- Ajustes retroativos só devem ser aplicados se houver erro; nesses casos, abra um chamado e, se necessário, encaminhe para o serviço.