A integração entre o Flow e o Vibe permite que documentos gerados no Flow sejam enviados automaticamente ao Vibe para disponibilização aos colaboradores.
Quando configurado o processo de Assinatura Eletrônica, o documento também poderá ser encaminhado aos respectivos signatários para realização da assinatura diretamente no Vibe.
Este artigo complementa o processo de configuração e envio dos documentos apresentado no artigo Como Enviar Documentos do Flow para o Vibe, apresentando como realizar o acompanhamento e a gestão dos documentos enviados.
Importante: A configuração do envio dos documentos e da solicitação de Assinatura Eletrônica é realizada no Flow. Para consultar o procedimento completo, acesse o artigo Como Enviar Documentos do Flow para o Vibe.
Como funciona a integração
O processo ocorre de forma integrada entre as duas soluções:
Flow → Envio do documento → Vibe → Disponibilização e/ou Assinatura Eletrônica → Acompanhamento no Flow
Após o envio, o documento fica disponível no Vibe conforme a configuração realizada no Flow.
Quando houver Assinatura Eletrônica, o documento será disponibilizado para os signatários realizarem as assinaturas necessárias. O andamento do processo pode ser acompanhado diretamente pelo Flow.
Acompanhamento e Gestão dos Documentos
A gestão dos documentos enviados ao Vibe é realizada diretamente no Flow.
Para acessar os documentos, utilize o caminho:
Cadastro > Meus Documentos
Na tela Meus Documentos, localize o documento desejado e acesse-o para consultar suas informações, acompanhar seu status e realizar as ações disponíveis.
Gestão do Documento
Ao acessar um documento, serão apresentadas as informações relacionadas ao arquivo e, quando aplicável, ao processo de Assinatura Eletrônica.
Na tela de gerenciamento, é possível:
- Consultar as informações do documento;
- Acompanhar o status do documento;
- Consultar a data limite para assinatura, quando aplicável;
- Identificar as pessoas envolvidas no processo de assinatura;
- Acompanhar a situação da assinatura de cada signatário;
- Consultar a data e hora das assinaturas realizadas;
- Realizar o download do documento;
- Executar as demais ações disponíveis para o gerenciamento.
Status do Documento
O status apresentado no documento permite acompanhar a situação atual do processo.
Entre os status que podem ser apresentados estão:
- Enviado: documento enviado para o Vibe;
- Aguardando assinatura: documento disponibilizado e aguardando a realização das assinaturas;
- Cancelado: processo de assinatura cancelado;
- Finalizado: processo de assinatura concluído.
O status apresentado será atualizado conforme a evolução do processo, permitindo que o responsável acompanhe a situação do documento sem a necessidade de consultar diferentes telas.
Download do Documento
O download do documento pode ser realizado diretamente na tela de gerenciamento.
Para baixar o documento:
- Acesse Cadastro > Meus Documentos.
- Localize o documento desejado.
- Acesse o documento para abrir sua tela de gerenciamento.
- Clique na opção Download, disponível na barra de ações.
- O documento será baixado para o dispositivo.
O download pode ser realizado diretamente na tela de gerenciamento do documento, independentemente do status em que ele se encontra, conforme as permissões e ações disponíveis para o usuário.
Importante: O Flow concentra a gestão e o acompanhamento dos documentos enviados ao Vibe. Quando houver Assinatura Eletrônica, o status do documento e as informações de assinatura permitem acompanhar a evolução do processo até sua conclusão.